AI a monitoring i nadzór nad pracownikami

Monitoring pracowników wspierany przez systemy AI musi być zgodny równocześnie z Kodeksem pracy i RODO — obie regulacje obowiązują niezależnie od siebie, a spełnienie tylko jednej z nich nie wystarcza.

Podstawa prawna monitoringu w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy, monitoring w zakładzie pracy może być stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Obejmuje to np. monitoring wizyjny, kontrolowanie poczty elektronicznej oraz śledzenie połączeń internetowych, w granicach i na zasadach określonych w przepisach.

Klasyfikacja AI Act dla systemów monitorujących

AI Act wyodrębnia systemy wysokiego ryzyka, do których zalicza systemy AI wykorzystywane do monitorowania pracowników. Systemy AI wykorzystywane w obszarze zatrudnienia do monitorowania lub oceny osób pozostających w umownych stosunkach pracy są klasyfikowane jako systemy wysokiego ryzyka, ponieważ mogą w znacznym stopniu wpływać na przyszłe perspektywy zawodowe, źródła utrzymania i prawa pracownicze tych osób.

Obowiązek informacyjny i konsultacyjny

Praktycznym skutkiem decyzji pracodawcy o wdrożeniu AI do monitorowania pracowników jest powstanie obowiązku informacyjnego i konsultacyjnego względem pracowników lub ich przedstawicieli. Przed oddaniem do użytku lub wykorzystaniem systemu AI wysokiego ryzyka w miejscu pracy, pracodawcy muszą poinformować przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy, że będzie w stosunku do nich wykorzystywany system AI wysokiego ryzyka.

Wymóg nadzoru ludzkiego

AI Act nakłada na pracodawcę stosującego AI do monitoringu pracowników obowiązek zapewnienia nadzoru ludzkiego (art. 26 ust. 2 AI Act) oraz przeprowadzenia analizy ryzyka dla praw podstawowych — co przypomina ocenę skutków przetwarzania (DPIA) znaną z RODO.

Podwójny reżim prawny — kluczowa zasada

Sama zgodność z Kodeksem pracy nie zwalnia z obowiązków wynikających z RODO, i odwrotnie. Pracodawca musi spełnić oba reżimy równocześnie. Zgodnie z RODO pracodawca musi określić cel i zakres monitoringu oraz poinformować pracowników o jego stosowaniu, a w przypadku bardziej ryzykownych systemów — przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA).

Prawa pracowników wobec monitoringu

Pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych zbieranych w ramach monitoringu. Tylko osoby upoważnione w imieniu pracodawcy mogą przeglądać dane z monitoringu, a zasady jego stosowania powinny być jasno komunikowane.

Najczęstsze błędy pracodawców

wdrażanie monitoringu AI bez uprzedniej analizy zgodności z oboma reżimami prawnymi (Kodeks pracy + RODO),
brak jasno określonego celu i zakresu monitoringu,
pomijanie obowiązku informacyjnego wobec pracowników przed wdrożeniem systemu,
traktowanie monitoringu jako czysto technicznego rozwiązania IT, bez zaangażowania działu prawnego lub inspektora ochrony danych.